Warum WhatsApp-Gruppen im Verein nicht die Lösung sind

Die erste WhatsApp-Gruppe eures Vereins war eine gute Idee. Die zweite auch. Ab der dritten fängt der Ärger an – und der hat wenig mit der App zu tun und viel damit, wofür ein Chat gebaut ist.

In vielen Vereinen sieht es nach zwei Jahren so aus: eine Gruppe für den Vorstand, eine je Mannschaft, eine für die Trainingsgruppe, eine für den Platzdienst und eine "Allgemein", in der alle sind. Jede Gruppe hat einen anderen Zuschnitt, niemand hat den Überblick, und jede wichtige Nachricht landet mindestens einmal in der falschen.

Dazu kommt: Wer neu in den Verein eintritt, sieht nichts von dem, was vorher besprochen wurde. Wer die Gruppe verlässt, nimmt seinen Teil der Vereinsgeschichte mit.

Verbindliche Zu- und Absagen. Ein Daumen hoch ist keine Rückmeldung, die man auszählen kann. Wer nichts schreibt, hat weder zu- noch abgesagt – das merkt ihr am Samstag auf dem Platz. Mit Courtify sammelt ihr Zusagen per Klick aus der E-Mail – siehe Medenspiele organisieren.

Auffindbarkeit. Die Trainingsabsage von vor zwei Monaten findet niemand wieder. Suchen im Chat ist Glückssache, Anhänge verschwinden, und was zwischen zwei Urlaubsfotos steht, ist praktisch weg.

Zuständigkeit. Eine Gruppe gehört der Person, die sie angelegt hat. Nach einem Vorstandswechsel sitzen alte Vorstände weiter in der Gruppe, und die Administration wird zur Privatsache statt zur Vereinsaufgabe.

Datenschutz. In einer Gruppe sieht jede Person die private Handynummer aller anderen. Vereinsangelegenheiten laufen über private Konten, auf die der Verein keinen Zugriff hat, und einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es dafür nicht. Ein Verein sollte seine Mitglieder nicht verpflichten müssen, dafür ein privates Konto zu nutzen.

Ausschluss. Wer den Dienst bewusst nicht nutzt oder nutzen darf, bekommt die Information nicht. Vereinsleben sollte nicht davon abhängen, welche App jemand installiert hat.

Ihr müsst den Chat nicht abschaffen. Für spontane Absprachen, Fotos nach dem Spiel und das Geplauder nach dem Training ist er gut. Herausnehmen solltet ihr das, was verbindlich ist:

- Termine mit Zu- und Absage, inklusive Übersicht, wer noch nicht geantwortet hat

- Aufstellungen und Spieltagsorganisation

- Platzbuchungen

- Mitgliederdaten

Entscheidend ist dabei ein Punkt: Die Rückmeldung muss ohne Hürde funktionieren. Wenn ein Mitglied für eine Zusage erst eine App installieren und ein Passwort setzen muss, bleibt die Antwort aus. Ein Link in der E-Mail, ein Klick, fertig – das schaffen auch die, die sonst nichts digital machen.

Fangt mit einer Mannschaft oder einer Trainingsgruppe an, nicht mit dem ganzen Verein. Wenn die erste Gruppe merkt, dass sie nicht mehr nachtelefonieren muss, kommt der Rest von allein.

Kein Werkzeug organisiert einen Verein. Aber es macht einen Unterschied, ob die Mannschaftsführerin zwölf Einzelantworten zusammensucht oder auf eine Liste schaut, auf der steht, wer zugesagt hat. Genau dafür gibt es in Courtify Termine mit Zu- und Absage, automatische Erinnerungen an alle, die noch nicht geantwortet haben, und eine Liste, wer was mitbringt.